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【必読】退職理由を上司に伝える際のスマートな伝え方とタイミング【円満退職】

更新日:




【投稿日:2020年2月21日】

「転職活動で何が一番大変でしたか?」という質問をしたとき、多くの方々が「現職の会社に退職の旨を伝えるとき」と答えています。

 

今までお世話になった会社に対し、退職の意志を伝えるのは、なかなか勇気が要ること。こちらは既に辞める心づもりができていたとしても、実際に口に出す際は緊張してしまいますよね。

 

退職交渉で失敗しないためにも、最初の語りだしはできるかぎり穏便に済ませたいもの。

 

ここでは、トラブルなく退職するという円満退職」という行為を成功させるために、退職理由を上司にスマートな伝え方とタイミングを解説していきます。



まず「退職日を設定」「退職の申し出」、「退職願・退職届」の適切なタイミングを押さえておこう

今の会社に退職の申し出をする必要が出てきた場合、まずはその「退職日の設定」からはじまり、「退職の申し出」から「退職願・退職届」、そして「有給の消化」と「引継ぎ」までのスケジュールを描くことが大切です。

 

特に意識したいのが、「引継ぎ期間」と「有給消化」の兼ね合いを考慮したスケジューリングでしょう。

 

そして、会社を退職できるのは、退職の意志表示をした2週間後と労働基準法で定められています。これに従えば最低でも辞める2週間前に切り出せばいいことになりますが、あまりに短すぎると反感を買い、トラブルに発展してしまうことがあります。

 

マナーとしてはできる限り早めに伝えること。引継ぎや後任探しなど、協力できる姿勢を見せておいた方が退職交渉はこじれずに済むでしょう。

退職日の設定は1.5~2ヶ月前

まずは会社の繁盛期間は避けるように心がけること。会社が忙しい時期に退職の旨を伝えるのはタイミングがよくないからです。上司もセンシティブになっている可能性があります。人手が足らず、仕事が回らないといったことにもなりかねません。

 

そして退職交渉期間や引継ぎを加味すると、どんなに短くても1.5ヶ月程度の猶予が必要です。

 

有給消化をする場合はプラスその日数分。一般的には、1.5~2ヶ月程度の余裕を持って、退職の意志を伝えます。

 

次の職場が決まってから退職したい場合は、入社日との兼ね合いもありますが、せっかく次の職場が決まっても辞められないのでは内定が水の泡。可能な範囲で構いませんから、調整を心がけましょう。

退職の申し出は直属の上司に口頭で伝えること

退職する旨は、まず直属の上司に必ず口頭で伝えましょう。同僚や後輩、もしくは上司を越えた上役や同僚などに先に伝えることは絶対に避けてください。上司がそれを知ると、「どうして私に伝わっていないんだ」と、心証を悪くしてしまいかねません。

 

直属の上司と相性が悪い、話したくないという理由があっても、上役や他部署の上司に伝えるのは、社会人として相応しくありません。まずは、直属の上司に伝えるのがマナーです。直属の上司に伝えた上で、退職を認めてくれないなど理不尽なことがあった場合は、上役や人事部に伝えても問題ありません。

 

退職理由を伝えるときはメールや電話ではなく、上司に時間をとってもらい、面と向かって話をするのがポイントです。もちろん、事前に面談の時間を調整しておかなければいけません。

 

また、退職することが周囲のメンバーに伝わるのを防ぐために会議室で伝えるのが望ましいでしょう。もし会議室が空いていないのであれば、周囲のメンバーに聞こえないような場所で上司に伝えるようにしましょう。

上司に退職を伝える際の切り出し方

退職の伝え方としては、交渉相手以外(上司以外)の耳に入らないよう、人のいないところで行うのがマナー。

 

そして、業務内容にもよりますが、上司が忙しい時間は避けましょう。(始業してすぐ or 業務終了後がベター)

 

従って、オフィススペースでいきなり退職を切り出すのではなく、「今ちょっといいですか」などと声がけをして、相手とともに会議室等の外に話が漏れない個室へ移動。上司と2人きりで話すことが基本です。

【良い例】

◯「今ちょっとよろしいですか?」「すみません、ご相談があるのですが」「お話があります」

すぐに時間を取ってもらえそうな場合に有効な声かけの仕方がこちら。

 

まだ退職の話をすることを伝えてはいないので、相手に必要以上の警戒心を持たれずに済みます。上司がよほど忙しそうな場合以外は、まずこう声を掛け、「ちょっとこちらへ…」と別室に誘導すると良いですね。

【わるい例】

✖️「今後のことでお話があります」「大切なお話があります」

「退職のお話があります」はもちろん、あまりにも直接的に退職を匂わせるのはNGと心得ておくべき。

 

相手を身構えさせるばかりでなく、周囲の他の社員にもあなたが辞めたがっていることが露骨に伝わってしまう可能性があるからです。

 

「退職願・退職届」の提出のタイミングは転職の意志を上司に伝えたあとに出しましょう。

円満退職するためにやってはいけないこと

退職理由を伝える際は、嘘や作り話はやめておきましょう。

 

「家庭の事情」がたとえ建前であっても、すぐばれるような嘘や作り話をすると、マイナスイメージがついてしまいます。

 

ネットワーク社会の現代では悪評はすぐに広まります。最近では「出戻り採用」が増えていますし、退職後もつながりをもつ可能性もあります。

 

嘘をつかず、最終的に「応援するよ」と言ってもらえるように退職の意志を伝えられたらベストです。

円満に退職できる伝え方

まず、「相手が納得できるかどうか」が大切です。退職したいという決意のもと、直属の上司にその時期や引継ぎについて相談します。上司に相談する前には納得してもらえるような正当性のある、前向きな退職理由を用意しておきましょう。

 

円満退職を目指すならば、人間関係や給与面の不満、環境要因などの理由は避けたほうが無難だといわれています。その理由は、配属先の変更や給与UP、環境改善など、引き止めの条件を提示されかねないからです。

 

「会社側としてはこういう提案があるのだが、考え直してくれないか?」という風に。

 

退職理由は必ず話さなければいけないわけではありません。そのため、「一身上の都合により」というシンプルな理由でも構わないのです。

 

もし、「差し支えなければ聞かせてほしい」という言葉をかけられた場合は、自分の意思に従って行動するとよいでしょう。

 

次の章では具体的な退職の伝え方の例文を用意していますので、参考にしてください。

 

これまでお世話になったことに対する感謝の気持ちや、退職後もこのつながりを大切にしていきたい気持ちを表すことも円満退職には大切なことです。ではいくつかのケース別で、例文とともに見ていきましょう。

結婚を退職理由にするときの例文

【例文1】

「このたび結婚することになり、退職を決意しました。夫が多忙な職業のため、しばらくは家族のサポートに専念したいと考えております」

【例文2】

「仕事には正面から精いっぱい取り組んできました。ですが結婚生活が始まり、さらに育児もとなると、どちらかが中途半端になってしまいます。そういった働き方は自分が許すことができないので、退職させていただきたいと思います。」

結婚しても働き続ける女性が増えた今、「結婚するから辞めます」だけでは説得力がありません。

 

上司から「うちは結婚しても働きやすい会社だから」などと引き止めをされてしまうのがおちです。

 

結婚を退職理由にするなら、家族の事情などを引き合いにして、決定事項として「どうしても今の仕事を続けられない」という強い意思を示すようにしましょう。

慢性的に体調が優れないのが退職理由の例文

「実は、ここ半年ほど体調を崩していて……。急に体調が悪くなってしまった場合を考えると、すぐに自分の業務を他者が代わりにできる仕事ではないので、この先、続けることが難しいと考えています。」

体調が優れないという人を無理に引き止めることは、会社としてもなかなかしづらいことです。そのため比較的スムーズに話が進みやすい傾向があります。ただ、診断書などの証明物を依頼されるケースも。伝え方は十分に注意しなければいけません。

病気が退職理由の場合の例文

【例文1】

「実は、ここ半年ほど体調を崩していて……。急に体調が悪くなってしまった場合を考えると、すぐに自分の業務を他者が代わりにできる仕事ではないので、この先、続けることが難しいと考えています。」

【例文2】

「現状では病気により自分の力を十分に発揮できておりません。とても悔しい思いをしております。力を出せるようになるため、しっかりと療養に励みたく、退職しさせていただきたいと思っています。」

病気や体調不良でも、正当な退職理由になります。引き止めにあいにくい理由でもあります。

 

しかし、病気が完治してから復帰してほしいという流れも想定されます。この場合もしっかりと退職の意思を伝えることが重要です。

身内の看病が退職理由の場合の例文

両親が高齢となり、家業の手伝いをしなくてはならなくなったため、実家に戻ることにしました。」

最近は、「親の介護」を表向きの退職理由にする方も増えつつあります。また、家業を手伝うということもあるでしょう。

 

また、介護や看病が理由であれば、上司の反対も少ないためはっきりと伝えるべきです。そのため、家庭環境が知られておらず、退職後も付き合いを一切しないのであれば介護や看病が理由でなくとも「身内の看病である」と言ってしまうのも手段の一つです。

すでに他者に内定をもらっていて、転職先が決まっている場合

「突然で恐縮ですが、退職することに致しました。この会社で3年間、成長させてもらい大変感謝しています。今の職場でシステムの受託開発に携わるうちに、自社開発のサービスを手がけてみたいという思いが強まり、他社でお世話になることを決めました」

辞めるとはいえ、これまでお世話になった会社ですから、悪口や愚痴を理由にするのはNG。

 

あくまでも「自分がやりたいことを実現するために転職する」という言い方を心がけてください。今の職場への感謝のひと言を添えれば、退職を切り出された上司の気持ちにも配慮できます。

 

また、このようにすでに転職先が決まっているような場合は、相手側は決定事項として受け止めて諦めやすくなるので、有効です。

キャリアアップを理由に退職する場合の例文

キャリアアップを目指して転職するケースです。キャリアアップが理由であれば、自然にポジティブな内容になるので上司も納得しやすいでしょう。例えば、次のような伝え方です。

この会社で営業に携わり、だいぶ自信もつきました。さらに営業のスキルを高めていきたいと思い、法人営業にチャレンジしてみたいと考えるようになりました。今の会社だと個人向けの営業職しかなく、転職することを決意しました。」

今の会社でどうしてもできない業務であれば、上司も納得してくれるはず。キャリアアップしたいことをストレートに正直に伝えましょう。

他にやりたい仕事ができたのが退職理由の場合の例文

他にやりたい仕事があるケースでの退職理由です。現在の仕事の他に、チャレンジしてみたい仕事が見つかったようなケースです。例えば、次のような退職理由です。

【例文1】

もともと広告に興味があり、今の会社に入社しました。しかし、昔から大好きであった音楽に携わる仕事にもずっと関心がありました。チャレンジできるなら早い方がよいのでは、と考えて転職を決意しました。」

【例文2】

「かねてから興味のあった仕事に就くという夢を諦めることができず、これが最後のチャンスだと考え、自分の力を試すために転職を決意しました。」

このように、「別の業界に興味がわいた」「別の企業で新たなキャリアを築きたい」「新しいチャレンジがしたい」といったように、何らかのポジティブな退職理由を挙げておけば問題はないでしょう。あなたがどのような仕事がやりたいのかを明確に伝えましょう。

家族の転勤を退職理由にする場合の例文

「実は夫が転勤することになりまして、大変悩みましたが、転勤先に付いていくことを決断しました。ご迷惑をおかけしますが、退職の意思を固めました。」

家業を継ぐことが退職理由の場合の例文

「両親が高齢となりまして、家業を継ぐことを決断いたしました。会社には大変お世話になり、ご恩を感じていますが、退職させていただきたく存じます。」

会社に不平や不満があるのが退職理由の場合

会社への不平不満は、上司の気分を害してしまいますので、必ず避けましょう。

 

「お世話になりましたが…」などのように、退職理由を伝える際は上司を敬う言葉や感謝の言葉を入れ、丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。

 

さらに、不平不満を理由に退職する旨を伝えると、「待遇を改善するから」といった理由で、引き止めにあうことも考えられます。

 

例えば残業が多い企業を退職したい場合の例文はこちら

「私は、短時間で最大のパフォーマンスを上げるために努力を続けてきました。ですから、私のような働き方を評価してくれる会社であれば、もっと組織のために貢献したいと考えて、退職を決意しました。」

あえて会社への不満はさけてこのような文言で退職を伝えましょう。

 

可能であれば、会社の不平不満を理由に切り出すのは避け、「一身上の都合で」など、他の退職理由に変換して伝えることをおすすめします。

人間関係の悪化が退職理由の場合の例文

部下の人間関係を良好なものにすることもマネージメントの1つですから、人間関係を理由に退職することは、自身の管理能力を疑われかねないのです。そのため、部署の変更を打診されて、引き止めに合うことも考えられます。

 

人間関係の悪化も、退職理由として正直に言うのは避けたほうが無難です。

 

こちらも「一身上の都合で」など、他の退職理由に変換して伝えることをおすすめします。

一身上の都合を理由として退職する場合の簡単な例文

退職理由は、会社に言わなくても、法律上は問題ありません(民法627条/期間の定めのない雇用の解約の申し入れ)。

 

とはいっても、理由を言わないとなかなか話が進まない……なんてこともあると思います。

 

さまざまな理由があるので、すべてを包み隠さず伝えなくてもよいということです。相手に理解してもらえる程度で、伝えていくのが得策でしょう。

 

「一身上の都合により、退職させてください」と伝え、理由を話さないと先に進まない場合は先で述べた退職理由を伝えると良いでしょう。

起業関連で退職する場合の例文

「これまでの経験や学びをいかして、自分で会社を立ち上げようと考えています。」

異業種への転職で退職する場合の例文

「デザインの分野に対する興味や関心が増し、これまでとは業種が違いますが、一から学びながら仕事をしたいと考えるようになりました。」

資格や勉学に励むなどで退職する場合の例文

「関心のあった分野で、よりスキルアップするために資格取得を目指したいと考え、退職の意を固めました。」

留学関連で退職する場合の例文

「この度、かねてから関心のあった分野において、より深い学びを得るために、海外留学が一番良いと考え、退職の意を固めました。」

このように一身上の都合の退職理由はポジティブな理由にすると、お互いに嫌な気持ちにならないことが多いです。また、今の状況では希望を叶えることが困難だということが上司に伝わるため、会社としても引き止めにくくなります。



もし退職を上司に強く引き止められた場合は?

退職の自由は、民法で保障されている正当な権利です。会社側から無理な引き止めにあって、退職させてもらえないのは、本来許されるべきことではありません。

 

円満退職が理想であったとしても、泣き寝入りする必要はないため、労働基準監督署にいくか、退職代行サービスを活用してみてもよいでしょう。

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一度退職の意思を固めたのに引き止めに応じてしまうと、短期的には業務には支障がないかもしれませんが、長期的に見ると退職を試みた事実が上司に不安を与え、今後の昇進・昇格に影響を与える可能性があります。

 

そのため、上司に伝える前に退職の意思を固め、引き止めには応じない姿勢が大切です。どんな引き止めパターンがあるか、確認しておきましょう。

 

この場合、感謝の意を文言のなかに取り入れると、上司の気分を害すことなく退職の意志の強さも表すことができるのでおすすめ。

「うちの部署(会社)にはあなたが必要だ」と情に訴えかけて引き止めてくる場合

「嬉しいお言葉をありがとうございます。しかし、今の私にとっては次の環境に進むことが最適だと考えております。」

必要と言われて嫌な人はいませんし、嬉しくなる気持ちも分かりますが、退職を決意した理由を振り返り、冷静に対処しましょう。

 

「辞めるなんて迷惑」だと責められた場合

「できる限り迷惑をお掛けしないよう、しっかり引き継ぎをします。いろいろ経験させていただいたことを感謝しています。ぜひ次の環境で頑張らせてください。」

あなたの転職により、同僚や上司に迷惑が掛かってしまうことは事実ですが、一番優先すべきなのはあなた自身のこと。会社に掛かる迷惑を最小限にくい止める姿勢を見せた上で、あなたのできることを述べれば問題ありません。

 

「少し待って欲しい」と退職時期を引き延ばされる場合

「ご迷惑をお掛けしてしまい大変申し訳ございませんが、1ヵ月の引き継ぎ期間を設けており準備も進めておりますので、(進めるつもりでいる意志を明確に伝えること)◯月◯日に退職させてください。」

退職希望日から逆算し余裕を持って上司に伝えることが重要です。余裕のある時期に退職できるようにタイミングを調整しましょう。

 

「あともう少し」「新しい人が入ってくるまで」という言葉を真に受けて残ることはおすすめできません。退職の話をなかったことにされてしまうことが十分あり得るためです。タイミングを考慮した上で、退職日を確実に決定するようにしましょう。

 

転職先を聞かれた場合

「自分にとっては、今以上にステップアップを望める環境です。」

上司に聞かれても、社名を言う必要はありません。社名を挙げると、企業批判をされるなど建設的な交渉とならないケースがあります。

 

気にせずに上記の文言でオーケーです。

退職願(退職届)の提出

上司に退職を伝えることができたあとは、会社のスケジュールも踏まえて退職日が決定したのちに、退職願(届)を提出します。

 

退職願(届)は、会社によって不要としているケースもあります。先のステップで退職の相談する際に、退職願(届)が必要かどうか、必要であれば提出先や提出期日、その他必要となる手続きも確認しておきましょう。

 

退職願(届)に書く退職理由は、自己都合退職の場合は「一身上の都合」とします。一方で会社都合の場合は、「早期退職のため」などそれぞれに応じた退職理由を書きます。

退職届と退職願の違い

退職届と退職願との違いは、退職が「確定しているかどうか」にあります。

 

退職願は「この日に退職させてください」と意思を伝える文書。一方で退職届は「この日に退職します」と伝える文書です。

 

口頭で退職の意向を示した後は、退職届を提出するのが一般的です。

ボーナスをもらってから退職するのはあり?なし?

ボーナスが支給された当日に退職を切り出したり、明らかにもっと早く伝えられたはずの退職の意思をボーナスのタイミングを見計らって伝えたことが露骨に分かってしまったりすると、会社側としては心証を悪くする可能性があります。

 

退職金が支給される会社であれば、少々の減額は覚悟の上で、ボーナスとは切り離してできるだけ早く退職の意思を伝えることを優先すべきでしょう。

転職を理由に退職する場合は転職エージェントの利用がおすすめ

転職活動を同時進行しているなら、転職エージェントに退職について相談するのも手です。

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まとめ:退職理由を上司に伝える際のスマートな伝え方とタイミング【円満退職】

いかがでしたか?

 

仕事を続けながら転職活動をしてきた人にとって、今の職場を退職するのは転職先から内定通知を受け取るのと同じと言ってもいいほど、重要なプロセスとなります。

 

もちろん退職しないことには次の職場へ行くこともできませんので、「退職の意志を伝えきること」を最後まで気を抜かずにきちんと対応しましょう。

 

退職日まで誠実に勤務し、きちんと引き継ぎをした人であれば、退職後も前職と取引先として仕事上で関わりを持つことができたり、思わぬところで力を貸してもらえたりといったように、転職先でのこれからのキャリアの中でプラスに働くものです。

 

「もう辞める職場だから」といった気持ちで適当な対応をすることのないよう、退職日までしっかりと仕事をするのがマナーです。

 

退職のタイミングやそれぞれの手続きについては、会社ごとに就業規定等が異なる上に、転職する時期は人によってまちまちですので、自分の場合はどうすればいいのか、判断に迷うことも多いはずです。

 

そして重要なポイントとして、退職の意志が完全に決まっている場合には、上司から引き止めに合わないためにも、「相談」として話すのではなく、「決定事項として強い退職の意志をもって」伝えることです。

 

転職エージェントを通じて転職活動をしてきた場合、内定後もキャリアアドバイザーに相談することができますので、退職について何か困ったことがあれば転職エージェントに相談してみてもいいでしょう。

 

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